|
Основным направлением деятельности ООО «Вяземский выставочный комплекс» является производство льняной и ее реализация клиентам.
Отгрузка продукции осуществляется на основании заключенных договоров между клиентом и ООО «Вяземский выставочный комплекс». Поиском клиентов и заключением с ними договоров занимаются сотрудники отдела сбыта.
Прежде чем составить договор о поставке продукции, с клиентом оговаривается цена и порядок доставки ему готовой продукции и порядок оплаты клиентом предоставленной ему продукции. Предполагается, что клиент самостоятельно производит транспортировку приобретенной им продукции. После подписания, один экземпляр документов остается в ООО «Вяземский выставочный комплекс», а второй отдается клиенту.
Схема информационных потоков и документооборота, связанных со сбытовой деятельностью ООО «Вяземский выставочный комплекс», представлена на рисунке 1.1.
Необходимость разработки АРМ менеджера по сбыту обусловлена рядом причин:
- первая, на сегодняшний день в отделе нет ни одной автоматизированной функции;
- вторая, автоматизация всех функций позволит повысить эффективность и оперативность обработки заказов, ускорит поиск нужной информации, сократит возможность случайной и преднамеренной потери информации;
- третья, автоматизация сбытовой деятельности сократит трудовые и временные затраты на обработку соответствующей информации.
Информационный поток из отдела сбыта в отдел кадров (1) направлен на получение данных о сотрудниках предприятия. Из отдела кадров поступает необходимая информация обо всех работниках предприятия и их персональных данных, необходимых в работе отдела (2). Данная информация используется при составлении доверенностей и формирование командировочных удостоверений.
В лабораторию из отдела сбыта поступает запрос о характеристиках производимой продукции для предоставления этих данных клиентам, а также размещения данной информации в прайс-листе организации (4). Из лаборатории в отдел поступает запрашиваемая информация (3).
Также работниками отдела сбыта регулярно направляются запросы заведующему складом готовой продукции о наличии готовой продукции на складах предприятия (16), в свою очередь, со склада поступают отчёты о наличии готовой продукции на складе (15).
От заказчиков и клиентов в отдел реализации поступают заказы на приобретение производимой продукции, а также необходимые данные о клиентах (11). Из отдела сбыта клиентам и заказчикам направляется документация на приобретаемую ими продукцию, справочная информация о производимой ООО «Вяземский выставочный комплекс» продукции, договора о сотрудничестве, или отказ в выполнении заказа (12).
Из планово-экономического отдела в отдел сбыта поступают выполненные расчеты расчёты, связанные с реализацией продукции (9) на основании запросов, поступивших из отдела реализации (10).
Менеджер по сбыту или начальник отдела сбыта производит согласование с генеральным директором об оказании услуг заказчику на основании произведенных расчетов, а также предоставляет ему документацию на подпись (13). Генеральный директор после анализа расчетов сообщает отделу сбыта о согласии или отказе в оказании услуг клиенту и предоставляет в отдел подписанную документацию (14).
Согласование об оказании услуг клиентам начальником отдела сбыта или менеджером по сбыту производится на основании полученных из бухгалтерии сведений о задолженности клиента перед данным предприятием (7). Из бухгалтерии данные об оплате продукции клиентами предоставляются в отдел по запросу (8).
Информация о перечислении клиентами денежных средств на счет предприятия (5) поступает в бухгалтерию предприятия из банка на основании сделанных бухгалтером запросов о состоянии счета предприятия (6).
По результатам исследования предметной области построена модель «AS-IS», позволившая проследить основные информационные потоки и операции, отражающие поступление и отгрузку продукции. На основании модели можно сделать вывод, что осуществляемые в рассматриваемом отделе операции являются неэффективными, трудоёмкими и затратными.[14]
| 
