|
В настоящее время автоматизация охватывает различные стороны организационно – экономической деятельности предприятий и организаций, обеспечивающих максимальную оперативность, полноту и эффективность использования данных.
На основании рассмотренных ранее информационных потоков (модели AS-IS) были выявлены недостатки функционирования подсистемы сбыта продукции на предприятии ООО «Вяземский выставочный комплекс». В настоящее время сотрудники отдела сбыта ООО «Вяземский выставочный комплекс» не справляются со своими функциями, т.к. большой объём продукции и документации, связанной с её оборотом надо обработать за короткое время. Существующие программные продукты не позволяют одновременно автоматизировать все эти функции.
Современный мир информационных технологий трудно представить без использования базы данных. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и поэтому множество операций не может быть выполнено в ручную, они требуют применение наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив ее изменения. Если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни тысяч, и ситуация меняется не в течение года, а через несколько минут, а обоснованность принимаемых решений требуется большая, потому что и реакция на неправильные решения более серьезная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели, хранимой в базе данных, невозможно.[10]
В современных условиях к деятельности работников отдела сбыта предъявляются высокие требования. Они должны высококачественно и культурно обслуживать клиентуру, осуществлять операции по приёму и отгрузке продукции, способствовать быстрому продвижению и доставке потребителям продукции, отслеживать остатки продукции и грамотно осуществлять сбытовую политику предприятия.
Существующие в ООО «Вяземский выставочный комплекс» программные продукты не реализуют в полной мере функции работников отдела сбыта. Поэтому актуальна разработка прикладной программы, функциональные возможности которой предполагает их автоматизированную реализацию.
Следует отметить, что ни один из программных продуктов в полной мере не автоматизирует совокупность функций, выполняемых сотрудниками отдела сбыта на ООО «Вяземский выставочный комплекс», учитывая специфику деятельности данного предприятия и поэтому наиболее актуальна разработка АРМ менеджера по сбыту, в которой будут автоматизирован весь спектр функций работников отдела сбыта. Данный программный продукт позволит сократить временные затраты и повысить эффективность выполнение процессов приема, отгрузки продукции, а также упростит учёт остатков на складах.[12]
На основании проведённых исследований были выделены основные функции для разрабатываемого АРМ менеджера по сбыту:
- подготовка и оформление договоров, их регистрация и учет;
- произведение необходимых расчетов и формирование соответствующего справочника;
- подготовка документации на реализуемую продукцию (накладные и счета-фактур), а также ведение их учета;
- подготовка доверенностей на сотрудников предприятия, связанных с деятельностью реализации продукции, а также их учет;
- ведение учета поступлений денежных средств от клиентов за реализованную им продукцию;
- ведение учета наличия готовой продукции на складе предприятия;
- ведение учета поступающих от клиентов заказов.
Разработка АРМ для решения вышеперечисленных задач даст возможность повысить эффективность и оперативность деятельности работников отдела сбыта на различных стадиях реализации и оформления документации на реализуемую продукцию. Благодаря автоматизации осуществления вышеперечисленных у работников отдела сократится время на выполнение данных операций, а систематизация документации сократит время на поиск необходимой информации.
Разрабатываемый программный продукт будет производить учет имеющейся готовой продукции на складе предприятия, а также необходимые расчеты, связанные с реализацией продукции.
Помимо этого, планируется, что проектируемое АРМ менеджера по сбыту помимо формирования справочников и ведения необходимых расчетов будет производить оформление документации, такой как:
- договор о поставках, заключаемый с клиентом, на основании которого будет произведена отгрузка (доставка) продукции со склада продавца клиенту;
- накладная и счет-фактура на реализуемую продукцию, которые служат основными документами, разрешающими производить отгрузку произведенной продукции со склада продавца;
- подготовка отчетности об объемах реализованной продукции за определенный период.
Разработка и внедрение АРМ менеджера по сбыту даст возможность хранить необходимую в работе информацию в нужном объёме с возможностью предоставления используемых в работе выборок агрегированных данных, что, в свою очередь, приведет к повышению оперативности обработки информации и ее использования, созданию единой базы для подготовки документации для получения полной картины об эффективности работы предприятия и его безубыточности.
| 
